Команда Legal & Compliance Group пришла к нам с большим запросом на то, чтобы оцифровать и автоматизировать свои процессы.
Клиентская база
В первую очередь им нужно было где-то собирать и хранить информацию о клиентах: как старых, так и новых. Делали они это, по-классике, в Excel. Можете представить файл, в котором сотни строк, разрозненная информация и хаотичные цветовые заливки? Таких было 3.
Собрав все данные воедино, мы приступили к самой важной части — структуре клиентской базы и её логике.
После длительных обсуждений с командой мы определили, что помимо ведения клиента по воронке продаж, нужно ещё вести и контролировать задачи по самому процессу оказания услуг.
Продумав логику, этапы и автоматизацию процессов, мы предложили следующее решение:
- —1 база со всеми клиентами: старыми и новыми.
- —Pipeline: 1) Продажи — ведут клиента по воронке продаж, 2) Проекты — фиксируют и контролируют задачи по процессу оказания услуг клиенту.
- —Задачи: задачи на каждого менеджера по разным направлениям работ: продажи, проекты, внутренние, с дедлайнами и отчётами.
- —Автоматизация: новые клиенты, которые пишут в мессенджер, автоматически попадают в клиентскую базу. После смены статусов клиентов данные автоматически переносятся внутри pipeline.
ИИ-агент для квалификации клиентов
Поскольку команда небольшая, самому CEO и партнёрам приходилось отвечать на запросы новых клиентов в мессенджерах, продавать. Такой подход закономерно приносил сложности: забывали отправить КП, ответить клиенту, через раз переносили данные о клиентах из мессенджера в клиентскую базу, соответственно теряли клиентов — теряли деньги.
Для базы знаний агента собрали специальные технические карточки по каждой услуге (а их у команды очень много). Сделали это для того, чтобы агент точечно знал, как квалифицировать по каждой услуге, сколько она стоит, какие документы нужны и прочие вопросы.
Теперь любого нового клиента, который пишет на WhatsApp, квалифицирует ИИ-агент: отвечает на его вопросы, задаёт свои, заносит всю информацию в клиентскую базу, пишет менеджеру, что поступил новый клиент, и отключается от диалога.
Три Excel-файла стали одной базой. CEO перестал лично отвечать каждому новому клиенту. Команда видит свои задачи, статусы клиентов и аналитику в одном месте.